¿Es uno de tus propósitos para el 2010 administrar mejor tu tiempo?
Usualmente empezamos el año con una agenda nueva y nuestro propósito es administrar nuestro tiempo de tal forma que nos abunde el día para realizar todas nuestras actividades.
Sin embargo, en muchas ocasiones rara vez esa agenda llega a ser escrita después de medio año, en algunas ocasiones porque ha salido un nuevo gadget o servicio en línea que nos permite llevar electrónicamente nuestras actividades del día, o bien, dejamos de anotar las tareas pendientes y volvemos a caer en el círculo vicioso de un horario de trabajo más largo del normal porque no nos alcanza el tiempo ni para la agenda.
Buscando información sobre el tema, encontré una recopilación de tips que pienso aplicar para administrar mejor tu tiempo y te comparto a continuación.
Antes de empezar:
Analiza cómo inviertes tu tiempo durante el día. Un ejercicio sencillo es llevar un logtime con tus actividades, anota la hora a la que comienzas la actividad y si la interrumpes por alguna razón, vuélvelo a hacer; no importa si es para hacer algo fuera de trabajo, pero te darás cuenta en qué se te va el tiempo.
Descubre a qué hora del día eres más productivo: Obviamente si tienes un horario de trabajo debes encontrarlo dentro del mismo, cuando lo tengas; decide hacer las tareas que necesiten mayor atención.
Trabaja por etapas y divide los proyectos grandes en niveles : Es más productivo para la concentración realizar una tarea por períodos de tiempo en lugar de hacerlo durante horas sin parar. Incluso para estudiar, es más conveniente hacerlo por períodos de 20 a 45 minutos, haciendo pausas para dedicarse a otra actividad. Al mismo tiempo, completar un proyecto segmentandolo por etapas; te dará más seguridad de poder completarlo.
Haz lo más importante primero: la energía que tenemos al iniciar nuestras actividades debería ser dedicada a lo que tiene más prioridad a resolver en el día.
Haz una cosa a la vez: en la era de la multitarea o multitask, nos indica que estamos haciendo de 3 a 5 cosas al mismo tiempo. Aunque muchos lo consideran como una destreza, no existe seguridad de que estas actividades se cumplan con excelencia ya que nuestra concentración está dispersa en más de una actividad.
Elige una hora para responder emails: dentro de lo que te sea posible y dependiendo del tipo de trabajo que tengas. Regularmente la inversión de tiempo para contestar emails a cualquier hora le quita atención a las tareas que estás resolviendo en ese momento. Procura que en el período que tengas que revisarlo, contestarlos todos o darles seguimiento.
Aprende a delegar: si tienes personal a tu cargo, hay muchas actividades que puedes dejar a cargo para que sean realizadas para que puedas enfocarte en lo importante.
Organiza tu lista de tareas a diario: eso te permitirá atender lo más importante durante el día y enfocarte a esas actividades, lo que no puedas alcanzar lo calendarizas para el siguiente día y lo pones como primero de la lista para resolver. Qué tal si lo haces con un programa o servicio en línea como Tasktoy.
Duerme bien y date una recompensa: recuerda que la salud es la clave de la productividad, procura alimentarte sanamente, dormir bien y no excederte trabajando.
Recuerda que lo importante es la disciplina y hacerlo un hábito
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